Документи настају из практичних потреба једне државне или приватне установе, породице или појединца, ради редовног обављања њихових делатности. После одређеног низа година, они губе употребну вредност у пословању ствараоца или, када је установа у питању, ако се и сама установа угасила. Тада се документи предају архиву који је надлежан за њихово чување.

Још пре него што доспеју у архив, о документима води рачуна служба за надзор и заштиту грађе ван архива, која је задужена да прати рад регистратуре у којој документа настају. Она преузима документе, врши њихову основну валоризацију и предаје их служби депоа. Ова служба води евиденцију о грађи и даје је на коришћење заинтересованој јавности, стара се о техничкој заштити докумената (заштита од влаге, пожара, живих организама који уништавају архивску грађу, од крађе и намерних оштећења).

Пре него што дођу у руке јавности, документа пролазе кроз службу за сређивање и обраду архивске грађе, од чијег рада умногоме зависи њихова даља судбина. Кључни задатак ове службе је валоризација докумената, то јест утврђивање њихове вредности за културу и науку једног друштва. Ово је веома одговоран задатак, јер од процене, пре свега, садржајне вредности докумената зависи да ли ће они бити сачувани за будућа покољења или ће бити одбачени као безвредан регистратурски материјал.

Валоризована грађа се класификује по одређеним правилима, то јест ставља у поредак који омогућава да буде прегледнија и доступнија крајњим корисницима. Израђују се информативна средства помоћу којих истраживачи могу да се обавесте о томе какву грађу садржи један архивски фонд, као и које се појаве, догађаји, људи, територије и установе јављају у документима. И ове послове обавља служба за сређивање и обраду докумената, после чега се грађа установе са почетка приче враћа служби за њено чување, то јест депоу, која је по прописаној процедури даје јавности на коришћење.

Описани пут докумената, од регистратуре у којој су настали до руку истраживача, не би имао смисла уколико јавност не би била упозната са радом архива. Надлежне службе пружају обавештења о садржају архивских фондова, објављују зборнике докумената, организују изложбе архивске грађе, курсеве, предавања и др.

Пут докумената од ствараоца у регистратури до читаоца у архиву је веома дуг и понекад траје и више деценија. За то време документи су често изложени неповољним климатским условима, чувању у неадекватним просторијама, пролазе кроз многе руке – понекад недовољно пажљиве. Хартија, као органска материја, пре или касније постаје подложна зубу времена, чак и када се чува у идеалним условима. Многи документи због тога трпе физичка оштећења, или их нападају различити паразити (бактерије, гљивице, глодари). О оштећеним и "болесним" документима стара се служба за конзервацију и рестаурацију архивске грађе.