Етички кодекс архивиста

Архивисти чувају интегритет архивске грађе и тако гарантују да ће она остати трајно и поуздано сведочанство прошлости.

Примарни задатак архивиста је обезбеђивање интегритета докумената који су им поверени на бригу и чување. У извршавању ове дужности они морају да воде рачуна о легитимним, иако понекад међусобно супротстављеним, правима и интересима послодаваца, власника, особа које се спомињу у документима и корисника, прошлих, садашњих и будућих. Објективност и непристрасност архивиста су мера њихове професионалности. Они морају да се одупиру сваком притиску, без обзира одакле долазио, коме је циљ манипулација сведочанством или прикривање или искривљавање чињеница.

Архивисти вреднују, одабирају и чувају архивску грађу у њеном историјском, правном и административном контексту, уз поштовање принципа провенијенције, омогућавајући тако да се очувају и јасно уоче изворни односи међу документима.

Архивисти делују у складу с општеприхваћеним начелима и праксом. Архивисти морају да обављају своје задатке и функције у складу с архивистичким начелима када се ради о: настајању, руковању и располагању регистратурском и архивском грађом, укључујући електронске и мултимедијске записе, затим о одабирању и преузимању докумената ради њиховог коначног смештаја у архиве, као и о безбедности, чувању и заштити архивске грађе о којој брину, те о сређивању, описивању, објављивању и обезбеђивању доступности документима. Архивисти морају да вреднују документа непристрасно, да свој суд заснивају на темељном познавању административних потреба својих установа као и политике пријема архивске грађе у њима. Они треба да сређују и описују документе одабране за чување у складу с архивистичким начелима (нарочито с начелом провенијенције и начелом првобитног реда) и општеприхваћеним стандардима, што је раније могуће. Архивисти треба да преузимају архивску грађу у складу с циљевима и могућностима својих установа. Не смеју да захтевају или да прихватају преузимање грађе када би то могло да угрози интегритет или безбедност докумената; треба да сарађују како би обезбедили најприкладнију заштиту и ускладиштење докумената. Архивисти треба да сарађују у циљу повраћаја однесене архивске грађе.

Архивисти треба да сачувају аутентичност докумената током архивске обраде, заштите и коришћења.

Архивисти морају да обезбеде да архивска вредност докумената, укључујући и електронске или мултимедијске записе, не буде умањена у току архивистичког рада на одабирању, сређивању и пописивању, заштити и коришћењу. Свако одабирање спроводи се у складу с пажљиво утврђеним поступцима и критеријумима. Замена оригинала другим облицима треба да се изврши у светлу правне, истините и информативне вредности документа. Кориснику треба саопштити да су документи, чије коришћење подлеже ограничењима, привремено склоњени из фасцикле.

Архивисти треба да обезбеде континуирану доступност и разумљивост докумената.

Архивисти одабирају документа за трајно чување или за уништење првенствено да би сачували битно сведочанство о деловању особе или установе која их је створила или прикупила, истовремено водећи рачуна да се интереси истраживача мењају. Архивисти морају да буду свесни да преузимање докумената сумњивог порекла, ма како да су занимљива, може да подстиче незакониту трговину. Они треба да сарађују са својим колегама и службама надлежним за хватање и гоњење особа осумњичених за крађу архивске грађе.

Архивисти треба да воде документацију о својим активностима на обради архивске грађе како би могли да их образложе.

Архивисти треба да се залажу за правилну примену канцеларијског пословања током животног века докумената и да сарађују са ствараоцима регистратурске грађе при употреби нових облика записа и праксе увођења нових информационих технологија. Они не треба да брину само о прикупљању постојећих докумената, већ и да обезбеде да се у постојеће информационе и архивске системе од самог почетка уграде одговарајући поступци који ће омогућити да се вредни документи сачувају. Архивисти који преговарају са овлашћеним службама или с власницима о предаји докумената треба да обезбеде да одлука буде заснована, кад год је то применљиво, на пуном уважавању следећих елемената: овлашћењу за предају, поклон или откуп; на финансијском договору и користи; на плану за сређивање и обраду; на ауторском праву и условима коришћења. Архивисти треба трајно да чувају документа о преузимању архивске грађе, чувању и целокупном обављеном архивском раду на њој.

Архивисти треба да промовишу најширу могућу доступност архивске грађе и обезбеде једнаку услугу свим корисницима.

Архивисти треба да израђују одговарајућа општа и посебна информативна средства за сву архивску грађу коју чувају. Они треба непристрасно да пружају савете и да користе сва расположива средства како би свима обезбедили уједначени ниво услуга. Архивисти треба да настоје да помогну, да љубазно одговарају на сва разумна питања која се односе на архивску грађу коју чувају и да подстичу њено коришћење у највећој могућој мери, у складу са политиком установе, заштитом грађе, законским одредбама, правима појединаца, као и споразумима са дародавцем. Потенцијалне кориснике треба да обавесте о постојећим ограничењима код коришћења и да их праведно примењују. Архивисти треба да сузбијају неразумна ограничења у приступу и коришћењу архивске грађе; морају, међутим, да предложе или прихвате јасно утврђена ограничења с привременим трајањем као условом за преузимање. Они треба да се строго придржавају и непристрасно примењују све договоре постигнуте у тренутку преузимања архивске грађе али, у интересу либерализације приступа, они би морали да договоре услове уговора када се околности промене.

Архивисти треба да поштују и право на приступ архивској грађи и право на приватност и да поступају у складу са релевантним законодавством.

Архивисти треба да заштите приватност правних и физичких лица, као и државну безбедност, без уништавања информација, нарочито када се ради о електронским записима где су промене и брисање података уобичајена пракса. Они морају да поштују приватност особа које су створиле документа, или на која се документа односе, нарочито када те особе немају утицаја на одлуке о коришћењу и располагању документима.

Архивисти треба да користе посебно поверење које им је указано за добро свих, те да избегавају да употребљавају свој положај за неоправдано стицање властите или било чије добити.

Архивисти треба да се суздржавају од свих активности које би могле да угрозе њихов професионални интегритет, објективност и непристрасност. Не смеју из своје делатности да извлаче финансијске или друге личне користи које би биле штетне за установе, кориснике и колеге. Архивисти не смеју за себе да прикупљају оригинална документа или да учестувују у било каквој трговини документима. Треба да избегавају делатности које би у јавности могле да изазову утисак сукоба интереса. Архивисти могу да користе архивску грађу своје установе за лична истраживања и објављивање, само уколико се такав посао обавља под истим условима под којима раде остали корисници архивске грађе. Не смеју да откривају ни да користе информације до којих су дошли радом на архивској грађи којој је приступ ограничен. Не смеју да допусте да њихов лични интерес за истраживање или објављивање дође у сукоб са професионалним или административним обавезама због којих су запослени. Када користе архивску грађу своје установе, архивисти не смеју да користе своје сазнање о необјављеним резултатима појединих истраживача а да их претходно не обавесте о својој намери да се њима послуже. Архивисти могу да износе своје оцене и мишљења о радовима других у својој области, укључујући и радове настале на основу докумената који се чувају у њиховим институцијама. Архивисти не смеју да допуштају никоме изван своје струке да се меша у њихове послове и обавезе.

Архивисти морају да настоје да достигну највиши професионални ниво систематичним и сталним обнављањем знања из области архивистике и разменом резултата својих истраживања и искустава.

Архивисти треба да настоје да развијају своје стручно знање и да се оспособљавају, да доприносе напретку архивистике и да обезбеде да они, чије образовање или обуку надгледају, буду оспособљени за компетентно обављање својих задатака.

Архивисти треба да унапређују заштиту и коришћење светске архивске баштине кроз сарадњу с припадницима властите и других струка.

Архивисти треба да настоје да побољшају сарадњу и да избегавају сукобе с колегама, да решавају проблеме подстицањем поштовања архивистичких стандарда и професионалне етике. Архивисти треба да сарађују с представницима сродних струка у духу међусобног поштовања и разумевања.